Wenn Headhunter potentielle Kandidaten für eine zu besetzende Stelle recherchieren, identifizieren sie Unternehmen, die Personen beschäftigen, die für die Vakanz des Auftraggebers in Frage kommen. Sodann gilt es, die Namen der potentiellen Kandidaten herauszufinden und den direkten Kontakt zu ihnen herzustellen, um ihnen das Stellenangebot des Auftraggebers zu unterbreiten.
Bei der Erstansprache in Unternehmen nutzt der Headhunter sodann „Geschichten“/Cover Stories, die das wahre Interesse - nämlich gute Mitarbeiter abzuwerben - verdecken sollen. Dieser Schritt erfordert Diskretion. Der Personalberater/Headhunter schlüpft dafür am Telefon in eine fremde Rolle und schiebt einen Anlass vor, weshalb er eine bestimmte Fach- oder Führungskraft sprechen möchte. Er nimmt zum Beispiel die Position eines interessierten Kunden, eines möglichen Geschäftspartners oder des Vertreters einer angesehenen Fachzeitschrift ein, um auf diesem Wege vom Mitarbeiter in der Telefonzentrale oder von der zuständigen Sekretärin den Namen der Zielperson und ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zu erhalten.
Die Cover Story kann damit ein wichtiges Mittel sein, um an wertvolle Kontakte von Fach- und Führungskräften zu gelangen, die nicht öffentlich sichtbar sind. Zwar gerät ihre Verwendung im Recruiting immer wieder in die Diskussion. Kritiker bemängeln, die Cover Story entspreche nur bedingt den Vorstellungen eines lauteren Wettbewerbs. Gleichwohl wird die Methode in aller Regel nicht sanktioniert.
