Beauftragt ein Unternehmen eine Personalberatung mit der Rekrutierung, so werden zunächst das fachliche und persönliche Anforderungsprofil des gewünschten Stelleninhabers durch ein berufliches Profiling definiert. Auf Grundlage dieses Profils kann der Personalberater Stellenangebote veröffentlichen oder Kandidaten unmittelbar ansprechen (Direktansprache). Oft können Personalberatungen auch auf einen internen Bestand an potenziellen Kandidaten (Kandidatenpool) zurückgreifen und steuern diese bei erster Übereinstimmung mit dem Anforderungsprofil bei.
Viele Personalberatungen setzen bei der Besetzung der Stellen insbesondere auf die direkte Ansprache von Kandidaten, die in anderen Unternehmen tätig sind. Dies hat den großen Vorteil, dass sehr gute Kandidaten erreicht werden, die aktuell nicht auf der Suche nach einer neuen Aufgabe sind. Die sogenannte Direktsuche/Executive Search bietet viele Vorteile und erreicht deutlich mehr geeignete potenzielle Bewerber. Darauf haben sich oft die branchenorientierten Personalberatungen spezialisiert (Direct Search). Die Direktansprache war mehrfach Gegenstand juristischer Auseinandersetzungen, der Bundesgerichtshof hat sie aber unter bestimmten Voraussetzungen für wettbewerbsrechtlich zulässig erachtet.
Vorteil für den Auftraggeber ist, dass ein Personalberater meist fundierte Kenntnisse in verschiedenen psychologischen Testverfahren im Bereich der Eignungstests mitbringt. Hierbei hilft z.B. die Kompetenz- und Potentialanalyse bei der Analyse von Stärken und Schwächen in Bezug auf den beruflichen Einsatzbereich. Die Testergebnisse können zum gezielten Einsatz und zur Entwicklung der persönlichen Stärken im neuen Arbeitsumfeld des Mitarbeiters genutzt werden. Der Einsatz von Werkzeugen für Kompetenzanalysen und berufliches Profiling setzt ein fundiertes Wissen über die Verfahren psychologischer Eignungsdiagnostik voraus.
Als weiteres Entscheidungskriterium für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters übernimmt die Personalberatung zunehmend auch die Überprüfung von Zeugnissen und Referenzen bei ehemaligen Arbeitgebern.
